Educación

Grupo Educativo Horizonte

Marketing HubCMS HubCRM

Proyecto completado en 8 semanas

+80%

Matrículas nuevas

-62%

Coste adquisición

+133%

Open rate emails

+26%

Satisfacción familias

El Reto

Grupo Educativo Horizonte es un grupo educativo privado con sede en Bilbao que gestiona dos colegios (en Bilbao y Getxo) y una academia de formación online. Con 1.500 alumnos matriculados, el grupo experimentaba un crecimiento lento en nuevas matrículas y una comunicación fragmentada con las familias. El proceso de admisión era completamente manual: los padres interesados rellenaban formularios en papel durante las jornadas de puertas abiertas, y el seguimiento posterior dependía de llamadas telefónicas del equipo de secretaría. Los datos de alumnos y familias estaban dispersos entre el sistema de gestión académica, hojas de Excel y el email del colegio. Las comunicaciones con familias se limitaban a circulares genéricas enviadas por email sin segmentación, con tasas de apertura del 18%. No existía una estrategia digital de captación: la web era informativa pero no generaba leads, y las jornadas de puertas abiertas se promocionaban solo mediante cartelería local y boca a boca. La academia online, lanzada durante la pandemia, tenía potencial de crecimiento nacional pero carecía de un funnel de captación estructurado. La dirección necesitaba profesionalizar la comunicación y la captación sin perder el trato cercano y personalizado que caracterizaba al grupo.

La Solución

Desplegamos HubSpot Marketing Hub Professional y CMS Hub en un proyecto de 8 semanas, complementados con el CRM gratuito. La primera fase se centró en crear un funnel de captación digital completo para nuevas matrículas. Diseñamos landing pages en CMS Hub para cada etapa educativa (infantil, primaria, ESO, bachillerato y formación online) con formularios inteligentes que recopilaban la información necesaria para personalizar el seguimiento: edad del alumno, etapa de interés, centro preferido y motivaciones de los padres. Implementamos lead scoring para clasificar a las familias según su nivel de interés y probabilidad de matrícula, basándonos en su comportamiento digital: páginas visitadas, contenidos descargados, asistencia a eventos virtuales y respuestas a emails. Configuramos workflows de nurturing diferenciados por etapa educativa. Una familia interesada en infantil recibía contenido sobre metodología pedagógica y desarrollo temprano, mientras que una interesada en bachillerato recibía información sobre resultados académicos y orientación universitaria. Digitalizamos las jornadas de puertas abiertas con landing pages de registro, confirmación automatizada, recordatorios y seguimiento post-evento personalizado según la impresión del equipo de admisiones. Para la comunicación con familias existentes, creamos segmentos dinámicos por centro, etapa, curso y tipo de actividad. Las circulares genéricas se transformaron en comunicaciones personalizadas que incluían el nombre del alumno, su curso y contenido relevante para su etapa. Configuramos automatizaciones para eventos del calendario escolar: recordatorios de reuniones de padres, información de excursiones y encuestas de satisfacción trimestrales. Para la academia online, creamos un funnel completo con lead magnets educativos, webinars automatizados y secuencias de email que guiaban al prospecto desde el interés inicial hasta la matriculación.

Herramientas HubSpot utilizadas

Marketing Hub

CMS Hub

CRM

Resultados

Métrica	Antes	Después	Mejora
Matrículas nuevas	120/año	216/año	+80%
Coste adquisición	850€	320€	-62%
Open rate emails	18%	42%	+133%
Satisfacción familias	72%	91%	+26%

“HubSpot nos ha permitido profesionalizar nuestra comunicación sin perder la cercanía que nos define. Las familias nos dicen que se sienten más informadas y conectadas con el colegio que nunca. Y el dato más revelador: hemos aumentado las matrículas un 80% con menos inversión por familia. El equipo de Ionia Digital entendió perfectamente las particularidades del sector educativo.”

Dra. Elena Aguirre Bengoechea

Directora Académica y Fundadora, Grupo Educativo Horizonte

Preguntas Frecuentes

¿HubSpot es adecuado para centros educativos?

Sí. HubSpot se adapta perfectamente al sector educativo gracias a su flexibilidad. Permite gestionar el funnel de admisiones como un pipeline de ventas, automatizar comunicaciones con familias, crear landing pages para eventos y medir el retorno de las campañas de captación. Muchas universidades y colegios privados ya lo utilizan a nivel mundial.

¿Cómo se gestiona la comunicación con familias existentes en HubSpot?

HubSpot permite crear listas segmentadas por centro, etapa educativa, curso y cualquier otro criterio relevante. Las comunicaciones se personalizan automáticamente con el nombre del alumno y contenido específico para su etapa. Los workflows automatizan recordatorios de eventos, encuestas de satisfacción y comunicaciones del calendario escolar.

¿Se puede integrar HubSpot con el sistema de gestión académica del colegio?

Sí. Mediante APIs o herramientas como Zapier, HubSpot puede sincronizarse con sistemas de gestión académica como Alexia, Educamos, Clickedu o plataformas propias. Esto permite mantener los datos de familias actualizados en ambos sistemas sin duplicar el trabajo de entrada de datos.

¿HubSpot cumple con la protección de datos de menores?

HubSpot ofrece herramientas de cumplimiento RGPD que permiten gestionar consentimientos, bases legales de tratamiento y derechos de los interesados. Para datos de menores, configuramos consentimientos específicos de los tutores legales y limitaciones de acceso adicionales conforme a la normativa de protección de datos de menores en España.